Какво е нотариална заверка и как се различава от легализация?

При работа с документи, които ще бъдат използвани в чужбина, често се изисква те да преминат през специални процедури за удостоверяване на тяхната автентичност. Две от най-разпространените процедури за легализиране на документи са нотариалната заверка и легализацията. И двата процеса са предназначени да потвърдят, че документът е автентичен и може да бъде признат от чуждестранните институции. Въпреки това, те се различават по начина, по който се извършват и по типа документи, за които се изискват. Разбирането на тези различия е важно, за да изберете правилната процедура за вашите документи.

В тази статия ще разгледаме подробно какво представлява нотариалната заверка, какви документи изискват нотариална заверка и как тя се различава от легализацията, както и кога и защо всяка от тези процедури се използва.

Какво е нотариална заверка?

Нотариалната заверка е процес, при който нотариус удостоверява автентичността на подписите върху даден документ, както и истинността на съдържанието му, ако е необходимо. Нотариусът потвърждава личността на подписващия и удостоверява, че подписът е положен доброволно. Тази процедура е обичайна за документи, които ще бъдат използвани вътрешно, или за документи, които ще преминат през допълнителни стъпки като легализация или апостил. Нотариалната заверка е важна процедура, която осигурява правна сигурност и валидност на документите.

Какви документи изискват нотариална заверка?

Нотариалната заверка е необходима за документи, които изискват официално удостоверяване на подписите или автентичността на съдържанието им. Процедурата се използва за различни видове документи, които имат правна стойност или които трябва да бъдат признати от институции или частни лица. Ето някои от основните типове документи, които обикновено изискват нотариална заверка:

Пълномощни

Пълномощните са документи, чрез които едно лице упълномощава друго лице да действа от негово име. Те могат да се използват за широк спектър от дейности, включително за финансови операции, подписване на договори, представляване в съдебни или административни процеси.

. Примери за пълномощни, които може да изискват нотариална заверка, включват:

• Пълномощни за извършване на банкови операции.
• Пълномощни за представляване на фирма.
• Пълномощни за подписи на договори или други правни документи.

Договори

Нотариалната заверка често се изисква за договори, които са част от юридически или търговски отношения, когато страните искат да гарантират валидността на подписите. Тези документи могат да бъдат използвани като доказателство в съдебни дела или за други правни цели. Примери за договори, които може да се заверяват нотариално, включват:

• Наемни договори – за наем на недвижими имоти или автомобили.
• Търговски споразумения – когато две или повече страни се договарят по отношение на търговски условия, продажби или партньорства.
• Договори за заем – когато се предоставят пари на заем между физически или юридически лица.
• Договори за трудови отношения – при подписи на трудови договори, когато е необходимо допълнително удостоверяване на условията.

Копия на документи

Когато трябва да се представят копия на документи пред институции, нотариусът може да завери копието като истинско и идентично с оригинала. Това е важно, когато представянето на оригиналния документ не е възможно или когато институцията изисква нотариално заверени копия. Примери за документи, които могат да бъдат заверени по този начин, включват:

• Дипломи и сертификати – за академични или професионални квалификации.
• Свидетелства за раждане, брак или смърт – когато са необходими за подаване в чужбина.
• Паспортни документи – когато се подават за виза или регистрация в други държави.

Декларации

Декларациите, които се подават към административни органи или в контекста на съдебни дела, често изискват нотариална заверка, за да се удостоверят като верни и автентични. Нотариусът потвърждава, че лицето, което подписва декларацията, е направило това доброволно и съзнателно. Примери за декларации, които може да изискват нотариална заверка, включват:

• Декларации за липса на задължения към институции като данъчни органи или финансови институции.
• Декларации за доказване на състояние (например, че лицето е несемейно или не е в трудови отношения).
• Декларации в съдебни производства, като декларации за майчинство, завещания или искания за правни действия.

Как се извършва нотариална заверка?

Процесът има за цел да гарантира, че документът е подписан от правилното лице и че съдържанието му е вярно и законно, което е от особена важност за правни или административни цели.

Стъпка 1: Подготвяне на документа

Първата стъпка за извършване на нотариална заверка е подготовката на документа. Документът трябва да бъде напълно попълнен и готов за подписване от съответното лице. Това може да бъде пълномощно, договор, декларация или всякакъв друг документ, който ще бъде официално удостоверен.

Важно е да се уверите, че няма празни полета в документа и че той не съдържа грешки или неясноти. За нотариална заверка могат да се представят оригинални документи или копия, но нотариусът ще удостоверява само попълнените и подписаните части на документа. Ако става дума за копие на документ, нотариусът ще потвърди, че копието е вярно и идентично с оригинала.

Стъпка 2: Посещение при нотариус

След като документът е готов, трябва да се явите лично при нотариуса. Това е важна стъпка, тъй като нотариусът трябва да види и да потвърди самоличността на подписващия и да удостоверява, че подписът е поставен доброволно и от съответното лице.

При посещението си в нотариалната кантора трябва да носите валиден личен документ (като лична карта или паспорт), за да потвърдите самоличността си. Това е задължително изискване, за да може нотариусът да потвърди, че сте лицето, което подписва документа.

Стъпка 3: Удостоверяване на подписа и съдържанието

Нотариусът проверява самоличността на подписващото лице и внимателно преглежда документа. След това потвърждава, че подписът на документа е поставен лично от подписващото лице и че съдържанието му е правилно, ако е необходимо. Важно е да се отбележи, че нотариусът не проверява съдържанието на документа за неговата правна или фактическа точност, а само се уверява, че подписът е автентичен и че няма несанкционирани промени.

Нотариусът поставя своя подпис и печат върху документа. Ако е необходимо, той може да добави и бележка с която да удостовери автентичността на подписа

Стъпка 4: Заверяване на копия

В случай, че искате да удостоверите копия на документите, нотариусът може да завери копието като вярно с оригинала. Процедурата включва проверка на оригинала на документа, след което нотариусът поставя подпис и печат върху копието, удостоверявайки, че то е идентично с оригинала.

Ако искате да заверите няколко копия на един и същи документ, нотариусът ще направи същата процедура с всяко копие, като ги проверява по отделно дали  са верни с оригинала.

Стъпка 5: Получаване на заверения документ

След като нотариусът постави своя подпис и печат, и евентуално завери копия на документа, той се счита за нотариално заверен и готов за употреба. В зависимост от типа на документа и изискванията за заверка, може да получите готовия документ веднага или след кратък период от време, ако са необходими допълнителни стъпки.

Стъпка 6: Такси за нотариална заверка

Нотариусите имат определени такси за своите услуги, които обикновено се базират на характера и сложността на документа. Препоръчително е да се запознаете с таксите предварително, за да знаете какво да очаквате

Ето някои примери за  цени на нотариални услуги в България

Основни категории нотариални такси

• Нотариални актове за поправка, отмяна на завещания, констативни протоколи, протоколи за съхранение: 30 лв.
• Нотариални актове за собственост по ЗСПЗЗ, доброволни делби на земеделски земи: 20 лв.
• Обявяване и връщане на саморъчни завещания, протоколи за връщане: 10 лв.
• Нотариална покана: 20 лв. за екземплярите за връчване, останалите се таксуват като преписи.

Допълнителни такси

Изготвяне на проект на нотариален акт: Таксата се определя според вида на акта и материалния интерес.

Изготвяне на проект на нотариална покана: Таксата е същата като за нотариална покана.

Изготвяне на проект на документ без определен материален интерес: Таксата е същата като за удостоверяване на съдържанието на частни документи без материален интерес.

Изготвяне на проект на документ с определен материален интерес: Таксата е същата като за удостоверяване на съдържанието на частни документи с определен материален интерес

Такси за извършване на действия извън нотариалната кантора

Извън нотариалната кантора в работно време: 25% от съответната нотариална такса.

В нотариалната кантора в неработно време: 25% от съответната нотариална такса.

Извън нотариалната кантора в неработно време: 50% от съответната нотариална такса.

Извън нотариалната кантора и населеното място, където е установена: 50% от съответната нотариална такса.

Извън нотариалната кантора, в неработно време и извън населеното място, където е установена: 100% от съответната нотариална такса.

 

Какво е легализация?

Легализацията е процес на официално удостоверяване на автентичността на документи за международна употреба. Тя е по-сложна и изисква повече стъпки от нотариалната заверка. Документите, които ще се използват в чужбина, трябва да бъдат признати от чуждестранни власти, и легализацията е основният начин да се гарантира, че документът ще бъде приет в чужда страна.

Основни разлики между нотариална заверка и легализация

КРИТЕРИЙ	НОТАРИАЛНА ЗАВЕРКА	ЛЕГАЛИЗАЦИЯ
Какво удостоверява?	Потвърждава автентичността на подписа и съдържанието на документа.	Потвърждава автентичността на документа за международна употреба.
Процедура	Прост процес с удостоверяване на подписа от нотариус.	По-сложен процес, който включва заверка от официални органи и консулства.
Документи	Пълномощни, договори, декларации.	Образователни, съдебни документи, бизнес документи.
Време и разходи	По-бърза и по-евтина процедура.	По-бавен и по-скъп процес, тъй като включва няколко стъпки.

Кога да изберете нотариална заверка и кога легализация?

Нотариална заверка

Документи за вътрешно ползване: Ако документите ще бъдат използвани в България или пред местни органи, като например нотариални актове, пълномощни, декларации и договори, обикновено е достатъчна само нотариална заверка.

Пълномощни: Когато един човек упълномощава друг да извършва действия от негово име (например, за подписване на договори, представителство в съдебни дела или финансови операции), е необходима нотариална заверка. Това е важно, за да се удостоверява автентичността на подписа.

Договори: Нотариално заверените договори гарантират, че подписите на страните са автентични и че те доброволно се съгласяват с условията на договора. Примери за такива договори са наемни, търговски споразумения и други.

Документи за правни или административни цели в България: Например, ако подготвяте документи за подаване в местни съдилища, общини или други държавни институции, нотариалната заверка ще е достатъчна, за да бъде признат документът.

Легализация

Документи за употреба в чужбина: Ако документите трябва да бъдат използвани в държава извън България, особено ако тази държава не е част от Хагската конвенция, те ще трябва да бъдат легализирани. Примерите включват документи за работа в чужбина, документи за емиграция, удостоверения за раждане, брак или смърт, които ще се използват в други държави.

Съдебни и административни документи: Ако трябва да подадете съдебни решения или пълномощни в чужди съдилища или административни органи, те ще трябва да преминат през процеса на легализация, за да бъдат признати извън България.

Образователни документи: Ако кандидатствате за работа или образование в чужбина, ще трябва да легализирате дипломите си или академичните сертификати, за да бъдат признати в съответната държава.

Бизнес документи: Когато правите бизнес в чужбина и трябва да представите документи като търговски договори, регистрация на фирма или документи за представителство, те трябва да преминат през процеса на легализация, за да бъдат приети от местните институции.

Изборът между нотариална заверка и легализация зависи от конкретните нужди на документа и мястото, в което ще бъде използван. Ако вашият документ ще бъде използван  в България и не изисква международна употреба, нотариалната заверка ще бъде достатъчна. Ако обаче се налага документът да бъде признат в чужбина, особено в държава извън Хагската конвенция, ще е необходима легализация.

Когато избирате подходящата процедура, важно е да се запознаете с изискванията на страната, в която ще използвате документа, както и да разберете какъв вид заверка е необходим за неговата правна валидност.

Свържете се с нас днес, за да осигурите правилното подготовка на документите си за международна употреба. Нашите експерти са готови да ви водят през процеса, спестявайки ви време и усилия. Свържете се с нас сега.